наши стандарты настройки

Стандарты настройки

Отдела продаж

№1 Руководитель устанавливает ежемесячный план по продажам

Представляя план будущего, мы понимаем какие показатели должны быть выполнены сегодня. Именно поэтому план продаж является ключевым плановым показателем отдела продаж. Это цель, к которой мы должны прийти в конце месяца.

В БИТРИКС 24:

👉🏻 План настраивается по сумме продаж или по количеству сделок

👉🏻 План настраивается по каждому сотруднику или по направлениям продаж

👉🏻 Мы можем настроить план на месяц, квартал, полугодие и год

👉🏻 Настроенный план по каждому сотруднику будет суммировать план на всю компанию и отображать процент выполнения плана

✅ Поставь цель, к которой мы должны прийти в конце месяца и получи больше вместе с БИТРИКС 24

№2 Продажи делятся на сделки по направлениям

Сделки структурируются по направлениям:

* по сегментам

* по сложности сделки

* по количеству касаний

* по целевой аудитории

📍Для примера:

B2B Новые клиенты

B2B Постоянные клиенты

B2C Новые клиенты

B2C Постоянные клиенты

✅ Правильно выстроенная бизнес-модель упростит работу всего отдела продаж и позволит настроить автоматизацию документооборота.

№3 Сделки делятся на этапы

Каждая сделка представляет собой набор повторяемых действий, которые совершает отдел продаж на пути к реализации успешной сделки.

Классический пример деления сделки на этапы:

* Проведение презентации услуги/товара

* Направление общего коммерческого предложения

* Получение обратной связи/Обработка возражений

* Направление индивидуального коммерческого предложения

* Заключение договора и выставление счета

* Получение оплаты

* Выполнение услуги/передача товара

* Оформление закрывающих документов

* Замер NPS

✅ Каждая сделка, в зависимости от ее вида, будет иметь разную последовательность этапов, но концептуально все этапы должны быть формализованы/описаны для общего понимания всеми сотрудниками отдела продаж структуры/длины сделки.

№4 У каждого этапа сделки есть задача

Для каждого этапа сделки ВАЖНО формализовать/описать конечную задачу, которая выполняется на данной стадии сделки. 

 ❗️Правильно описанная задача определяет, что конкретно должен выполнить сотрудник для перехода в следующий этап сделки. 

 Пример описания задач: 

 * Подготовить и провести презентацию 

* Подготовить и направить коммерческое предложение 

* Получить обратную связь 

* Подготовить и направить договор 

* Подписать договор 

* Контроль выполнения срока оказания услуги/отгрузки товара 

 Структурирование сделок на этапы и задачи позволит вам в каждый момент времени понимать: 

 👉🏻какая нагрузка по задачам у каждого ответственного 

👉🏻какие задачи просрочены и какие должны быть выполнены сегодня

 ✅Один раз настраиваете работу задач и в дальнейшем система будет ставить их автоматически при перемещении сделки по этапам. 

 ✅Вы сможете строить подробные отчеты по выполнению задач и планировать загрузку каждого сотрудника отдела продаж. 

№5 У каждой задачи есть срок и ответственный

По каждому этапу сделки необходимо настроить автоматического робота задачи с указанием ответственного за ее выполнение, а также указать срок выполнения задачи - обязательный дедлайн каждого элемента сделки. 

 Срок по задаче может быть привязан: 

 👉🏻к количеству дней после перехода на данный этап 

👉🏻к количеству дней до определенной даты 

👉🏻к определенной дате 

👉🏻к определенному событию 

 ✅ Каждая конкретная сделка имеет свою длину и темп проведения. 

От правильного описания сроков, будет зависеть качество закрытия сделки и своевременность выполнения необходимых задач на пути к закрытию сделки.

№6 У каждого ответственного есть руководитель контролирующий своевременное выполнение задач

 Основной задачей руководителя отдела продаж является контроль сроков и контроль правильности выполнения задач по каждому этапу сделки. 

БИТРИКС 24 позволяет контролировать: 

👉🏻Сроки задач по каждой сделке 

👉🏻Сроки нахождения сделки в каждом этапе 

👉🏻Сроки начала и завершения сделки 

👉🏻Дату и время каждого движения по сделке в истории сделки 

✅Правильно настроенная CRM дает руководителю объективное понимание и полный контроль над процессами в отделе продаж. Своевременный контроль за сроками позволяет четко учитывать темп продаж по каждой сделке.

№7 Срок по просроченной задаче должен быть перенесён на другой актуальный срок с указанием причин

Каждое утро и каждый вечер руководитель отслуживает дедлайны по невыполненным задачам и, если они просрочены и срок не перенесен - корректирует срок самостоятельно, уточняя причины переноса. 

 📍Рекомендую не оставлять просроченные задачи без внимания, т.к. каждая задача должна быть выполнена в установленный срок и если срок меняется, то обязательно необходимо написать комментарий к задаче - причину изменения срока. 

 БИТРИКС 24 - современная динамическая информационная система и при правильной настройке, - вам достаточно реагировать только на красные наклейки на ярлыках: 

 * «лиды» 

* «сделки»

 * «задачи» 

 * «контакт» 

* «компания» 

 ✔️ Система сама вам подскажет где и какие задачи требуют внимания. А кнопка «старт» (в разделе «CRM» - «Настройки» - «Старт») позволит увидеть весь перечень выполненных и предстоящих к выполнению задач по сделкам. Все сделки без задач будут также подсвечены красным. 

 ✅Ежедневно контролируя показатели дедайнов в отделе продаж, вы не пропустите ни одной сделки и все клиенты будут довольны своевременным выполнением ваших обязательств. 

№8 Карточка ЛИДА/сделки содержит поля для каждого этапа

Поля размещаются на каждом этапе сделки для хранения всей необходимой информации. 

📍Существенные условия каждой сделки могут быть отражены в следующих полях: * Строка - текстовое поле для размещения любой описательной информации в виде текста, символов и чисел 

* Список - для выбора одного или нескольких значений из ранее заданных

 * Дата/Время - для указания даты и времени с помощью встроенного календаря

* Адрес - для хранения адресной информации с возможностью отображения на карте Google

* Бронирование ресурса - для бронирование ресурсов на определенное время

* Ссылка - для хранения ссылок на веб страницы

* Файл - для хранения изображений и документов. 

 Например: 

👉🏻Персональные данные для заполнения договора

👉🏻Сайт клиента

👉🏻Адрес клиента

👉🏻Дата события в сделке

👉🏻Другие существенные условия договора

✅ Значения полей могут учавствовать в аналитических отчетах, а также являются основой для заполнения динамических данных в печатных формах (кп, договор, счет и акт) и основой для настройки уведомлений о событиях клиентам (уведомления об отправке документов/информации, напоминание о событии и прочее).

№9 При успешном завершении сделки, ставится задача на замер NPS

Индекс NPS (англ. Net Promoter Score) — индекс определения приверженности потребителей товару или компании (индекс готовности рекомендовать), используется для оценки готовности к повторным покупкам. Является одним из главных индексов измерения клиентской лояльности. 

 📍Измерение индекса лояльности NPS включает в себя несколько шагов: 

 1. Потребителям предлагается ответить на вопрос «Какова вероятность того, что Вы порекомендуете компанию/товар/бренд своим друзьям/знакомым/коллегам?» по 10-балльной шкале, где 0 соответствует ответу «Ни в коем случае не буду рекомендовать», а 10 — «Обязательно порекомендую». 

 2. На основе полученных оценок все потребители разделяются на 3 группы: 9-10 баллов — сторонники (promoters) товара/бренда, 7-8 баллов — нейтральные потребители, 0-6 баллов — критики (detractors). 

 3. Непосредственно расчёт индекса NPS. NPS = % сторонников — % критиков 

 4. Для получения практических выводов всем участникам опроса задается второй вопрос NPS: "Назовите основную причину вашей оценки?" Ответы на этот вопрос позволяют компаниям определить наиболее важные факторы, влияющие на формирование потребительской лояльности, опираясь на мнение клиентов. 

✔️Измерение по шкале 0-10 является классическим, при этом допускается использование шкалы 1-3, 0-5, 1-5 для решения задач внутри конкретного опроса.

№10 При успешном завершении сделки, настраиваем туннель на копирование сделки для повторных продаж

✔️Если ваша сделка предусматривает повторные продажи, то инструмент «туннели» в Битрикс24, позволит вам это организовать. 

 Также современная система продаж предусматривает: 

 * Пресейл (преселл, пресейлинг, pre sales, preselling) в широком смысле – это менеджмент предпродажи, комплекс предпродажных мероприятий, осуществляемые продавцом товаров и услуг до момента заключения сделки. Термин пресейл происходит от английского сочетания слов "pre sales" – нечто предстоящее продаже. 

* Трипваер (tripwire) — это продукт с низкой ценой, который мотивирует потенциального клиента быстро принять решение о покупке. Стоимость трипваера настолько выгодна, что пользователь даже не раздумывает перед принятием решения, а сразу покупает. 

* Кроссейл (Cross-sell)- это предложение товаров, которые будут дополнять покупку. Клиент покупает велосипед, а вы предлагаете дополнить покупку аксессуарами: шлемом и перчатками. Покупатель соглашается и добавляет в заказ один из дополнительных товаров. Как итог – средний чек и выручка больше. 

* Апсейл (Up-sell ) – это предложение более дорогой версии товара или в дополнение к уже приобретенному товару дорогих опций. Как пример – предложение более современной версии ноутбука или дополнительной гарантии для него. 

 📍Также удобно использовать дополнительную логику перехода по сделкам: 

👉🏻Туннель в воронку разогрева в начале сделки

👉🏻Туннель в воронку постоянные клиенты при успешном закрытии сделки

 👉🏻Тунель в дополнительную воронку при сложных сделках, например гарантийное обслуживание

👉🏻Туннель в воронку разогрева при неуспешном завершении сделки.

№11 При неуспешном завершении сделки, СДЕЛКА ПЕРЕНОСИТСЯ В "НЕУСПЕШНЫЕ"

Обязательным полем при конвертации сделки и лида в "неуспешный" является причина отказа клиента.

Можно описывать комментарии каждого такого отказа вручную или систематизировать возможные отказы в примерно такой список:

👉🏻Перестал отвечать на звонки

👉🏻Дорого

👉🏻Проиграли конкуренцию

👉🏻Конкурент/Мониторит цены

👉🏻Не наша услуга/Товар

👉🏻Не наш регион

👉🏻Ошибся/Не правильно отправил заявку

👉🏻Просто смотрел услугу/товар

👉🏻Дубль

✅ Контролируя причины отказа, вы сможете отслеживать процедуру обработки лидов в сделки и процесс конвертации сделок в проигранные сделки, что позволит вам увеличить конверсию успешно закрытых сделок.

№12 При неуспешном завершении сделки, ставится задача руководителю на проверку причин

После конвертации сделки в неуспешную, важно каждый раз, перепроверять правильность забраковки сделки:
— проверить историю закрытия задач;
— прослушать переговоры;
— изучить переписку;
— ознакомиться с перечнем направленных клиенту коммерческих предложений и возможно, принять одно из следующих решений;
— заменить ответственного по сделке и возобновить переговоры;
— самостоятельно связаться с клиентом и обсудить варианты сотрудничества;
— переместить сделку в воронку дополнительного прогрева;
— направить эксклюзивное предложение.
Важно, чтобы сотрудники видели непрерывный контроль РОПа по неуспешным сделкам и более качественно обрабатывали сделки вовремя выполняли задачи по сделкам и качественно вносили информацию в обязательные поля.

№13 Ответственным запрещено удалять лиды, сделки, контакты, компании из CRM

Воронка продаж предполагает алгоритм движения сделки от лида до закрытой сделки по созданным РОПом правилам.
Удаление лида или сделки на любом этапе, ломают общую схему работы Отдела продаж и не позволяет вести статистику и контролировать работу по удаленной сделке/лиду.
Все не качественные лиды необходимо обрабатывать как «не качественные» с указанием причин забраковки лида.
Необходимо в разделе CRM — Настройки — Права: настро- ить «Нет доступа» на удаление:
— лидов;
— сделок;
— контактов;
— компаний.
После настройки запрета удаления, вся клиентская база будет защищена, а алгоритм ведения сделки по этапам будет со- блюден.
Также рекомендуем настроить запрет на импорт или экспорт данных из CRM.

№14 Сквозная аналитика для каждого канала продаж

Представьте, что вы потратили на рекламу 100.000 рублей и к вам обратилось 100 потенциальных клиентов (лидов), — сколько будет стоить каждое обращение? Правильно! 1000 рублей — одно обращение.

Для четкого понимания ваших каналов продаж, настраивается — сквозная аналитика.
В интернет-маркетинге показатель ROI (return
on investment) — это коэффициент возврата инвестиций. Он отражает рентабельность ваших вложений.
Самый простой способ рассчитать ROI — вычесть из общей прибыли расходы на маркетинг и разделить остаток на них же.
Таким образом, с помощью ROI можно понять, эффективны ли ваши вложения в рекламу.
Если данный показатель больше 100% — ваши инвестиции приносят прибыль, если же показатель меньше 100% — инвестиции нерентабельны. Очень важно отслеживать ROI на всех эта- пах рекламной кампании, чтобы грамотно распределить бюджет и повысить эффективность рекламы.
Правильно настроенная сквозная аналитика, будет автоматически рассчитывать этот показатель.

№15 Статический и динамический коллтрекинг

Коллтрекинг позволяет оценить эффективность разных рекламных каналов.
Он анализирует количество входящих звонков на телефонные номера (номера закрепляются за рекламными каналами) и также показывает дополнительные данные по звонкам и сес- сиям клиента на вашем сайте.
Статический коллтрекинг — определяет офлайн канал про- даж.
Динамический коллтрекинг — определяет онлайн канал про- даж, путем подмены номеров телефонов на сайте по выбранным источникам.
Коллтрекинг поможет сэкономить ваши деньги на рекламе, определив какой рекламный источник наиболее эффективен!

№16 Все входящие и исходящие звонки записываются в CRM

Телефония — сердце CRM системы.
С CRM Битрикс24 создан готовый модуль облачной АТС, позволяет:
— настроить сложную логику телефонии включив внутрен- ние и внешние телефоны;
— определить права/роли сотрудников на входящие и исходящие звонки;
— распределяет входящие звонки среди сотрудников; — определяет правила обработки звонков;
— настроить автоматические действия.
Правильно настроенная телефония, позволяет вести сложную аналитику по всем совершаемым звонкам.
Телефония настраивается на следующем оборудовании:
— приложением Битрикс24 на смартфоне (софтфон); — открытым в браузере Битрикс24 на ПК;
— приложением на ПК;
— на IP-телефоне.
IP-телефон является самым надежным вариантом обработки звонков и может быть использован при нахождении за рабочем столом у ПК.
При отсутствии на рабочем месте сотрудника, звонок также будет продублирован на смартфон.

№17 Все входящие и исходящие email отправляются в CRM


CRM Битрикс24 позволяет одним нажатием кнопки удобно отправить email клиенту и при получении ответа, вся входящая почта, отсортируется по карточкам сделок.
Все полученная информация в переписке удобно сохранить в карточке сделки в структурированном виде и будет доступна в любое время.
Вы всегда за секунды сможете поднять переписку и восстановить процесс ведения сделки.
При смене сотрудника вся переписка сохранится и будет доступна новому сотруднику.
Вы сможете добавить любое количество почтовых ящиков и настроить создание Лида при обращении нового контакта, или отключить создание Лидов по тем электронным ящикам, которые используются не для общения с клиентами.
Теперь нет необходимости перед отправкой почтового со- общения долго искать электронный ящик контрагента в телефонной книге или архиве почтового браузера — после одного нажатия на значок «почта» в карточке сделки всплывет почто- вое меню, и письмо будет готово к отправке.

№18 Все звонки и встречи планируются в карточке сделки с отображением в рабочем календаре

Ключевым элементом тайм-менеджмента в отеле продаж, является планирование активностей по сделкам.
В календаре, одним нажатием кнопки «встреча» в карточке сделки — создается встреча.
При нажатии кнопки «звонок» в карточке сделки, система автоматически предложит наиболее удобное время для планирования звонка.
Все активности по телефонии будут также занесены в календарь ответственного сотрудника.
При выборе точного времени звонка или встречи вы увиди- те уже занятые делами позиции в ленте времени. Система пред- ложит вам свободный временной интервал, и (после нажатия
кнопки «сохранить») встреча и звонок будут созданы. При этом нет необходимости повторно указывать, по какой именно сделке запланирован звонок или встреча, — данные о наименовании сделки внесутся в календарь автоматически.
Теперь нет необходимости каждое утро тратить время
на вспоминание текущих дел и структурировать поток звонков и встреч — все данные уже удобно будут расставлены в нужном порядке. Вам останется только открыть календарь, и ваш рабочий день уже спрогнозирован и настроен.

№19 Руководитель контролирует рабочий календарь сотрудников

После подключения календарей своей команды, руководитель будет иметь возможность в режиме «реального времени» отслеживать активность всех сотрудников.
Все действия сотрудников запланированные и реализованные в календаре будут отображены в удобном виде в соответствующем цвете, который можно выбрать в разделе настроек.
В удобной цветовой гамме вы увидите как запланированные дела (звонки и встречи), так и выполненные задачи по сделкам.
При назначении совещаний группе сотрудников также будет видна занятость и свободное время каждого. Нет необходимости перезванивать и выяснять, на какое время будет удобно на- значить совещание.
Рабочая карта дня, развернутая в руках руководителя, будет давать четкое представление о структуре занятости сотрудника и распределении нагрузки на всех менеджеров в отделе продаж.
Ежедневный контроль руководителем календарей подчиненных дополнительно будет стимулировать сотрудников к качественному ведению сделок.

№20 Рабочие календари из CRM подключаются к смартфонам

После синхронизации Битрикс24 с календарем все запланированные события будут также отображаться в телефоне и на ПК. Эта функция стала доступна как на Apple, так и на Android.
Все запланированные звонки и встречи будут отражены в календаре на смартфоне в удобном для восприятия формате.
Теперь нет необходимости в двойном планировании встреч и звонков: сначала на рабочем ПК, а потом в личном смартфоне.
В каждый момент времени, благодаря облачному обновлению данных, у вас всегда перед глазами будет актуальный спи- сок задач, отраженный в календаре на необходимую дату.
Также и на смартфоне, находясь вне офиса, вы сможете в календаре запланировать дело, которое будет отражено в вашем рабочем календаре в Битрикс24.
Таким образом, тайм-менеджмент вашего отдела продаж будет организован на самом высоком уровне, ни одна задача не будет потеряна, весь день сотрудника будет как на ладони.

№21 Переписка в мессенджерах ведётся из CRM и сохраняется в карточке сделки

Одним нажатием кнопки «сообщения», менеджер отдела продаж отправляет сообщение в WhatsApp (или любой другой мессенджер) клиенту.
После настройки открытых линий все переписки в мессенджере, как и почта, также будут систематизированы и сохранят- ся в карточке сделки.
Обычно для передачи клиенту документов и информации используется электронная почта, после отправки информации на которую, менеджер вынужден каждый раз перезванивать и уточнять, дошло ли письмо.
На такую контрпродуктивную деятельность уходят тонны времени.
Переходите на новый формат обмена информацией с клиентами. В первом же диалоге уточняйте, какой номер телефона на WhatsApp и сразу ведите переписку в удобном для клиента формате.
Теперь каждый документ будет мгновенно доставлен до получателя и также мгновенно прочитан.

№22 KPI время ответа на сообщения клиентОВ в мессенджерах

Важной точкой контроля в отделе продаж, является своевременная обработка поступающих обращений от клиентов как на этапе заключения сделки, так и на этапе последующего со- провождения клиента.
Битрикс24 позволит вам настроить контроль первичных и последующих обращений.
Вы сможете задать время, на ответ обращения клиента, при истечении которого, руководителю придет уведомления о нарушении сроков KPI на ответ.
Новый формат общения в мессенджерах также требует нового подхода в скорости ответа на сообщения. Если клиент вам написал в мессенджер, предполагается, что вы в более короткое время, чем это принято для электронной почты, предоставите
ответ.
KPI на первое сообщение клиента должен составлять максимально короткое время (не более 15 минут), по истечению которого система уведомит вас о нарушении сроков ответа.
KPI на последующие сообщения клиента также не должен быть длинным (не более 30 минут).
После правильных настроек ни один клиент не будет забыт, и все обращения будут обработаны вовремя.

№23 Шаблоны email


Каждый раз нет необходимости сопровождать отправляемый документ вновь набранным текстом.
Все тексты можно систематизировать и создать шаблоны:
— шаблон письма при отправке общего коммерческого предложения;
— шаблон письма при отправке индивидуального коммерческого предложения;
— шаблон письма при отправке счета;
— шаблон письма при отправке договора; — шаблон письма при отправке акта.
Для упрощения работы ведите переписку с удобного общего почтового ящика (например, info@karpovpartners.ru),
к которому подключите всех сотрудников, работающих с перепиской.
Все отправленные письма будут отсортированы по нужным сделкам с советующими ответственными.
Шаблон на каждый вид обращения, составленный для обще- го почтового ящика, сократит время набора часто отправляемых сообщений на различных этапах сделки.
Настройте шаблоны и предоставьте в них доступ всему отделу продаж. Также в шаблоны почтовых сообщений можно добавлять стандартные приложения и информацию, предполагаемую для этапа сделки.
Настройка шаблонов ответа клиентам позволит крупному отделу продаж сэкономить сотни часов в месяц.

№24 Шаблоны сообщений в ОТКРЫТЫХ ЛИНИЯХ

Также, каждый раз нет необходимости набирать тексты при общении с клиентом.
Достаточно систематизировать опыт общения с клиентом и создать шаблоны сообщений отправляемые в мессенджеры через открытые линии:
— шаблон приветствия;
— шаблоны информации о менеджере;
— шаблоны информации о компании;
— шаблоны информации о сервисной службе;
— шаблоны информации на наиболее часто задаваемые вопросы;
— и т. п.
Очень удобно, когда нет необходимости каждый раз набирать длинный текст на одно и тоже похожее сообщение.
На свой запрос клиент получит моментальный и качествен- но структурированный ответ.
Ответы можно также разделить на категории:
— часто используемые приветствия;
— информация о компании (адрес, реквизиты, способы оплаты);
— информация о доставке;
— информация о сервисе;
— ответы на часто задаваемые вопросы.
Четко структурированная информация при общении с клиентами сильно продвинет вас к новым ступенькам освоения чат- ботов, которые при накопленном опыте логики общения с клиентами можно настроить на первичную обработку диалогов.

№25 Автоматические уведомления клиентов

На каждом из этапов сделки, вы можете автоматизировать передачу информации клиенту.
Например, вы можете автоматизировать:
— уведомления о назначении ответственного менеджера по сделке с контактными данными;
— уведомления об отгрузке товара;
— уведомления о прибытии товара по месту выдачи;
— уведомления об отправке документа;
— уведомления о событиях, которые важны для вашего клиента в процессе сделки.
После настройки обязательных полей, по каждому этапу сделки можно настроить роботов направления уведомления через следующие каналы коммуникации:
— информационный звонок через телефон;
— СМС сообщение;
— Email уведомление;
— Сообщение в открытые линии (мессенджеры и соц. сети).
Правильно настроенные роботы, также сэкономят массу полезного времени и сделают ваш сервис клиентоориентированным.

№26 Триггеры на прочтение email и переход по ссылкам

Сервис триггеров на прочтение электронной почте и перехода по ссылке будет удобен тем компаниям, которые ориентированы на отправку и прочтения электронных писем с обязательным переходом по ссылкам.
После открытия письма и/или перехода по ссылке сразу по- лучить уведомление об этом и перезвонить клиенту или выполнить другие предусмотренные действия.
Триггеры позволяют настроить уведомления сотрудников о целевом действии клиента и моментально отреагировать на это действие.
Наиболее часто используются следующие триггеры:
— Письмо прочитано (уведомляет сотрудника об открытии письма клиентов);
— Переход по ссылке из письма (также уведомляет сотрудника о переходе по ссылке внутри письма).

Эти два триггера можно использовать одновременно.
При срабатывании триггера, ставится задача сотруднику связаться с клиентом и получить обратную связь, пока клиент удерживает в памяти прочитанную информацию.
Использование триггеров сильно сократит длину сделки
на этапе обратной связи после отправки коммерческих предложений или других документов, требующих времени от клиентов на ознакомление.

№27 Автоматическая подготовка и отправка общего коммерческого предложения

Отправка и подготовка общего коммерческого предложения не должно отнимать время в сотрудника отела продаж.
В CRM-системе можно настроить разные сценарии автоматической отправки КП по разным сделкам.
При переходе на определенный этап, коммерческое предложение может быть автоматически отправлено с последующим уведомлением о его прочтении, что также сэкономит массу времени.
В зависимости от настроенного обязательного поля в структуре сделки, можно настроить необходимый набор коммерческих предложений с его автоматической отправкой.
Например, при выборе языка — отправляем коммерческое предложение на соответствующем языке.
Или при выборе конкретного объекта для продажи — отправляем коммерческое предложение по этому конкретному объекту.
Вы можете разнообразить отправку стандартных коммерческих предложений по определенным условиям и уже после по- лучения обратной связи и выявления потребностей составить
и направить индивидуальное коммерческое предложение.

№28 Автоматическая подготовка и отправка договора

После внесения печатных форм в вашу CRM-систему, формирование и отправка договора, также будет производиться автоматически.
После заполнения обязательных полей в сделке и ввода ИНН, в динамические поля договора автоматически подтянуться данные и договор будет готов для формирования и последую- щей отправки.
После заполнения реквизитов контрагента: ООО, ИП или Физ. Лица, в печатную форму подтянутся нужные данные и автоматически заполнятся нужные графы в договоре.
Сам договор сохранится в карточке сделки и будет доступен при необходимости.
Договор можно сохранить и отправить контрагенту в формате. doc или. pdf.
После формирования готовой печатной версии договора для его последующего подписания вы либо распечатываете до- говор и направляете контрагенту, либо направляете договор через программный комплекс, обеспечивающий подписание доку- мента электронной цифровой подписью (ЭЦП) посредством электронного документооборота (СБИС, Контур и др.).
Таким образом, подготовка и подписание договора будут отнимать не часы, а минуты.

№29 Автоматическая подготовка и отправка счета

После заполнения обязательных полей в сделке и ввода ИНН, в динамические поля счета автоматически подтянуться данные и счет будет готов для формирования и последующей отправки.
После заполнения реквизитов контрагента: ООО, ИП или Физ. Лица, в печатную форму подтянутся нужные данные и автоматически заполнятся нужные графы в счете.
Сам счет сохранится в карточке сделки и будет доступен при необходимости.
Счет можно сохранить и отправить контрагенту в формате. doc или. pdf.

№30 Сегментация клиентской базы

Сегментация клиентский базы позволит автоматизировать маркетинговые активности, одним нажатием клавиши, вы сможете направлять информацию вашей аудитории распределен- ной по логике сделок.
На старте работы CRM-системой всю клиентскую базу можно разделить на следующие сегменты:

- Потенциальный клиент;

- Новый клиент;

- Клиент (постоянный);

- Бывший клиент.

Далее, по мере структурирования клиентской базы, можно выделять сегменты по отдельным сделкам и по отдельным этапам сделок.
В процессе работы в системе вы будите накапливать информацию о клиентах.
Далее накопленные данные позволят сегментировать клиентов с целью направления информации по следующим информационным каналам:
— смс сообщения (при наличии мобильного телефона клиента);
— сообщения в мессенджер (при наличии открытой линии клиента);
— email письма (при наличии электронной почты клиента);
— уведомления по телефону (при наличии телефона клиента).
Также сегментацию можно проводить по стандартно заполненным полям из списков. Например, при неуспешных сделках, в зависимости от причины отказа.

№31 Прогрев ПОТЕНЦИАЛЬНЫХ клиентов

По сложным сделкам, с сложными продуктами и услугами рекомендуем настроить серию писем для новых клиентов, с целью предоставить максимально полезную информацию о вашем продукте или услуге.
Правильно настроенная автоворонка позволит «прогреть» потенциального нового клиента и подготовить его к первой за- крытой сделке.
Также рекомендуем создать отдельную воронку по неуспешно завершенным сделкам.
Для настройки автоворонки в Битрикс24 представлен бога- тый арсенал автоматических роботов:
— роботы автоматической отправки электронных писем; — роботы отправки смс уведомлений;
— роботы отправки сообщений в открытые линии (мессенджеры);
— роботы автоматической смены этапа сделки для отправки следующего сообщения;
— роботы для включения паузы по определенному этапы
сделки.
Роботы и триггеры позволят вам собрать необходимую авто- воронку для прогрева потенциальных покупателей и направления информации постоянным клиентам.

№32 Отчет по активностям менеджеров

Битрикс24 позволит вам автоматически выводить следующую отчетность:
— количество входящих звонков; — количество исходящих звонков; — количество входящих писем;
— количество исходящих писем; — количество встреч;
— количество выполненных задач.
Одним нажатием клавиши вы увидите, какое место в общем рейтинге занимает каждый из сотрудников.
У сотрудников будет создана здоровая конкуренция за лидерство в продажах, что отразиться на общем объеме продаж в компании.
Видимость такого отчета можно настроить, чтобы в отчет имели права доступа определенные сотрудники.
При декомпозиции сделок и постановке планов по активностям, можно будет в удобной форме контролировать выполнение такого плана как самим сотрудником, так и его руководителем.
Подобный отчет можно вывести в левое меню нажав «звездочку» на названии отчета.
При необходимости, можно настроить любой отчет, в который попадут данные из полей сделок по любому сотруднику и за любой временной интервал.

№33 Отчет по сделкам

Функционал Битрикс24, позволит вам настроить детальные отчеты по сделкам в работе менеджеров.
Также вы сможете анализировать успешные и неуспешные сделки и структурировать нагрузку по менеджерам.
Рекомендуем настроить отчет по сделкам, который будет содержать следующую информацию:
— отчет по успешно завершенным сделкам (выделить зеленым цветом);
— отчет по сделкам в работе (выделить желтым цветом);

— отчет по проигранным сделкам (выделить красным).
Отчет можно настроить по количеству сделок или по сумме сделок.
После настройки отчета в разделе «Старт» вы сможете видеть срез по всей структуре сделок в компании и распределению нагрузки на ответственных лиц, что позволит вам принимать управленческие решения, направленные на сбалансированное управление сделками в отделе продаж.